Особенности оформления работника на время отсутствия основного работника

На период отсутствия сотрудницы, находящейся в отпуске по беременности и родам (отпуске по уходу за ребенком), для исполнения ее обязанностей работодатель вправе принять другого работника. Им может быть как штатный сотрудник, так и работник другой организации.

Если для исполнения обязанностей временно отсутствующей сотрудницы организация берет человека, не состоящего в штате, с ним нужно заключить срочный трудовой договор.

Такой договор должен содержать два обязательных условия - срок и основание для его заключения (ст. 58 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Что касается срока, то законодательством установлен только максимальный - не более пяти лет (ст. 58 ТК РФ). Это обстоятельство в ряде случаев создает трудности при определении даты окончания договора. Например, если он заключается с работником, который будет временно замещать сотрудницу, ушедшую в отпуск по беременности и родам, а затем по уходу за ребенком. Определить точное время выхода сотрудницы на работу не всегда возможно - согласно части 3 статьи 256 ТК РФ молодая мама может прервать отпуск досрочно.

Поэтому момент окончания срочного договора в данном случае рекомендуется определять не конкретной датой, а указанием на наступление определенного события, а именно на выход временно отсутствующей сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).

Помимо периода действия, в срочном договоре нужно указать основание для его заключения (ч. 2 ст. 57 ТК РФ и письмо Роструда от 30.11.2009 N 3523-6-1). Причины, которые служат основанием для заключения срочного договора, перечислены в статье 59 ТК РФ. В нашем случае это исполнение обязанностей временно отсутствующей работницы, за которой должно сохраняться место работы (абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).

Образец фрагмента срочного трудового договора

1.4. Настоящий трудовой договор является срочным и заключается согласно статье 59 Трудового кодекса РФ на время исполнения обязанностей ФИО, отсутствующей на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

1.5. Настоящий трудовой договор вступает в силу со дня допущения Работника к работе, определяемого пунктом 1.6 договора.

1.6. Дата начала работы – «___» ____________ 2022 года.

1.7. Дата окончания работы - последний рабочий день, предшествующий дню выхода из отпуска по уходу за ребенком временно отсутствующей сотрудницы.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу сотрудника, временно исполняющего обязанности беременной работницы, оформляется по форме N Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Если срок в договоре определен не конкретной датой, а указанием на событие, в ячейке "по" нужно указать "по дату выхода временно отсутствующей сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком". А в строке "Условия приема на работу, характер работы" - "На время исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника".

Запись в трудовой книжке

Стандартная запись. В трудовую книжку запись о приеме на работу по срочному трудовому договору делается в общем порядке (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Основанием для внесения записей будет являться приказ о приеме на работу.

Здесь не нужно указывать, что заключенный с сотрудником договор - срочный (письмо Роструда от 06.04.2010 N 937-6-1). Дело в том, что такой договор, изначально заключенный на конкретный срок, в дальнейшем может быть переквалифицирован в договор, заключенный на неопределенный срок. Например, замещаемая работница уволилась, не приступая к трудовым обязанностям. На основании части 4 статьи 58 ТК РФ, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного договора в связи с истечением срока его действия, сотрудник продолжает работать.

Испытательный срок для временного заместителя

Даже если сотрудника берут на работу временно, работодатель может установить ему испытательный срок. Это следует из части 1 статьи 70 ТК РФ.

Продолжительность испытательного срока. По общему правилу продолжительность испытания не должна превышать трех месяцев.

До шести месяцев испытательный срок может быть увеличен для замещающих должности (ч. 5 ст. 70 ТК РФ):

- руководителей организаций и их заместителей;

- главных бухгалтеров и их заместителей;

- руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений.

Если же срочный договор заключен на срок от двух до шести месяцев, испытательный срок не может превышать двух недель (ч. 6 ст. 70 ТК РФ).

Условие об испытательном сроке обязательно должно включаться в трудовой договор (ч. 1 ст. 70 ТК РФ).

Отпуск для временно исполняющего обязанности

Сотрудник, принятый на место временно отсутствующей работницы, имеет право на все отпуска, предусмотренные Трудовым кодексом, - на ежегодный, дополнительный и неоплачиваемый.

По истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя любому работнику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. По общему правилу его продолжительность - 28 календарных дней (ст. 115 и ч. 2 ст. 122 ТК РФ). На период отпуска за работником сохраняется средний заработок. Он исчисляется в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Отпуска работнику нужно предоставлять ежегодно (ст. 114 ТК РФ).

Компенсация при увольнении. Данная компенсация выплачивается, если сотрудник к моменту прекращения срочного договора не использует положенные ему за время работы отпуска (ст. 127 ТК РФ).

Компенсацию нужно рассчитывать за каждый рабочий год, в котором работник не использовал отпуск (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 N 169, далее - Правила об отпусках). Ее размер зависит от того, отработал в рабочем году сотрудник 11 месяцев или нет. В первом случае компенсация выплачивается за все неиспользованные дни отпуска (п. 28 Правил об отпусках), во втором - пропорционально отработанному времени (п. 35 Правил об отпусках).

Компенсация, не связанная с увольнением. Она выплачивается только за дни, превышающие 28 календарных дней. Компенсация положена тем временно исполняющим обязанности работникам, которые имеют право на дополнительный или удлиненный отпуск (ст. 126 ТК РФ).

Прекращение срочного договора

Если договор был заключен на время выполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (то есть без указания конкретной даты прекращения трудовых отношений), он прекращается с выходом этого сотрудника на работу (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).

Днем расторжения договора будет являться день, предшествующий дню выхода основного сотрудника. Если такой день приходится на праздник или выходной, днем окончания считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 14 ТК РФ).

Если отпуск заканчивается уже после окончания срока действия срочного договора, то последним рабочим днем сотрудника будет последний день его отпуска (ч. 3 ст. 127 ТК РФ).

Прекращение трудовых отношений в связи с истечением срока срочного договора оформляется рядом документов.

Приказ о выходе на работу основного сотрудника

Выход основной работницы из отпуска по уходу за ребенком оформляется приказом, составленным в произвольной форме. В нем прописывается режим работы (возможно, женщина предпочтет сокращенную продолжительность рабочего времени), порядок оплаты и другие вопросы. Для замещающего этот документ важен как основание для прекращения срочного трудового договора.

Приказ о прекращении трудового договора с временным работником

Работодатель составляет приказ по форме N Т-8. В графе "Основание" указываются реквизиты приказа о выходе на работу основного работника.

Записи в трудовой книжке

В графе 3 трудовой книжки делается запись: "Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"

Досрочное расторжение трудового договора по инициативе работника

Согласно части 1 статьи 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть срочный договор до истечения срока его действия. Никаких особенностей расторжения договора в этом случае законодательством не предусмотрено.

Единственное, что должен сделать работник, - письменно предупредить работодателя о своем увольнении не позднее чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ), а сотрудник, замещающий руководителя организации, - не менее чем за месяц (ст. 280 ТК РФ).

Если же работник заключил трудовой договор на срок до двух месяцев, он обязан предупредить работодателя не менее чем за три дня (ст. 292 ТК РФ).

Можно ли уволить болеющего работника или отпускника, если истек срок срочного договора

Согласно части 6 статьи 81 ТК РФ во время отпуска и болезни увольнять сотрудника нельзя. Однако это касается только случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Эти случаи перечислены в части 1 статьи 81 ТК РФ. К ним относится, например, сокращение численности или штата работников.

Увольнение работника в связи с истечением срока действия договора не является увольнением по инициативе работодателя. Поэтому срочный договор можно расторгнуть, даже если сотрудник находится на больничном или в отпуске.

Однако пособие по временной нетрудоспособности ему необходимо выплатить за все дни болезни, даже если часть из них пришлась на период, когда трудовые отношения уже были прекращены.

Сотрудник продолжает трудиться после окончания срока действия договора

Может случиться и так, что сотрудница после окончания отпуска по уходу за ребенком решила на работу не выходить. Как в этом случае быть с временно принятым на ее должность сотрудником? Ответ на этот вопрос содержится в части 4 статьи 58 ТК РФ.

Если сотрудник захочет и дальше продолжать работать в организации и работодатель не возражает, срочный договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. При этом Трудовой кодекс не предусматривает внесения изменений в трудовой договор.

Примечание. Срочный договор не единственный способ замещения

Заключение срочного трудового договора с другим работником на период отсутствия основного не является единственным способом его замены (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4413-6). Вариантов немало:

- временный перевод на должность отсутствующего работника другого сотрудника с освобождением его от основной работы;

- временное замещение;

- совмещение профессий и должностей другим работником организации;

- совместительство и др.